אחרי שהחלטנו לפצל את האירוע הדתי של העלייה לתורה לכבוד בר המצווה של הבן ואת האירוע באולם, ניגשנו למלאכת חיפוש המקום המתאים ביותר עבורנו על פי הקריטריונים שמתאימים וכדאי לדעת עליהם:

בדיקה ראשונית

בחירת המיקום הגיאוגרפי – חישבו מניין מגיעים רוב המוזמנים שלכם, סביר להניח שרובם גרים בעיר שלכם אבל לא בהכרח. התחשבו במרחק הנסיעה עבור רוב האורחים. צמצמו את האפשרויות על ידי קבלת החלטה ראשונית באיזה אזור לחגוג.

קביעת תאריך ומועד – סמנו ביומן תאריכים אפשריים בטווח תאריך יום ההולדת של הבן החוגג (בדרך כלל סמוך לתאריך העלייה לתורה) או הבת החוגגת. שימו לב לתאריכי חגים,חופשים של הילדים וכו'.

החליטו האם אתם מעדיפים אירוע ערב או צהריים והביאו בחשבון את סוג האירוע המתוכנן (ריקודים מתאימים לערב, אם יש ילדים רבים מתאים להם שישי צהריים או חופשות), את ההבדלים בעלויות (אירוע ערב יקר יותר).  

מספר המשתתפים – אחד הקריטריונים הראשונים לבדיקה הוא התאמת גודל האולם למספר המוזמנים הפוטנציאלי שלכם.

תקציב – החליטו על תקציב לאירוע והביאו בחשבון את מחיר המנה, הצילומים, תוספות מיוחדות שיפורטו בהמשך.

לאחר שיש בידיכם נתונים אלו, עירכו סינון ראשוני עלפי מידע באינטרנט והמלצות מאנשים. לאחר מכן עיברו לשלב הבירורים הטלפוניים במקומות הפוטנציאליים לפי הקריטריונים שהחלטתם. כיתבו בטבלה מסודרת את התשובות שתקבלו מכל אחד מהמקומות לגבי המיקום המדויק, תאריכים פנויים, מחיר מנות ותוספות, האם המקום מתאים למספר המשתתפים שאתם צופים. קיבעו פגישות במקומות המתאימים לכם על פי המידע הטלפוני.

בירור ובדיקה באולם השמחות

אחרי שקבעתם פגישה, רצוי בזמן אירוע דומה על מנת שתוכלו גם להתרשם, אל תשכחו לשים לב לנקודות חשובות:

צפיפות – הסתכלו כמה אנשים האולם מכיל והשוו למספר המשתתפים הצפויים באירוע שלכם. ייתכן שהאולם יהיה ערוך לאירוע של 100 איש וייראה מרווח, ואילו באירוע שלכם יהיו 200 איש והכל יהיה צפוף. שאלו את בעל האולם בדיוק איפה יושבים, יש מקומות שבהם הקהל יושב בשני מתחמים נפרדים או בשתי קומות נפרדות.

במה לנאום בר מצווה, להופעה או להקה – חשוב לדעת שאולמות מסוימים כמו אולמי זוהרה מעסיקים די ג'יי מקצועי שמכיר את הציוד באולם כדי למנוע פשלות. שאלו בדיוק איך מתנהל השילוב עם כל אמן חיצוני שתרצו להביא.

רחבת ריקודים – אם רוצים לשלב ריקודים באירוע, יש לבדוק שהשולחנות לא צפופים מדי על פי כמות המוזמנים שלכם, והאם יישאר מקום לרחבת ריקודים.

מתחם משחקים – אחד השדרוגים של חגיגת בר מצווה עבור החברים של הילד החוגג וילדים נוספים מבני המשפחה הוא מתחם של שולחנות משחק. כדאי לבדוק האם יש מתחם נפרד באולם או מחוצה לו שישמש להנאת הילדים ולא יפריע למוזמנים האחרים. באולמי זוהרה יש מסדרון מיוחד ואף חדר פנוי המופרדים על יד קיר חוצץ. המתחם מספיק גדול ויכול להכיל 4 שולחנות משחק (כדורגל שולחני, ביליארד, טניס שולחן, הוקי אוויר) ועמדות של פלייסטיישן ו-Wii.

חישבו גם על מיקום בר הפתיחה, בר המשקאות ועוד. אם יש מזג אוויר יפה, כדאי לשקול אפשרות של העברת אחד מהם מחוץ לאולם,כפי שמתאפשר באולמי זוהרה.

מסכים – בידקו האם ניתן להציג בצורה ראויה מצגות, סרטים ותמונות רצות על מסך אחד מרכזי גדול וכן על מסכים קטנים עבור היושבים בשולחנות המרוחקים יותר. באולמי זוהרה מסך גדול מרכזי שאליו מחוברים שני מסכים קטנים בצדדים.                                                                                                                                                                         

סידורי שולחנות – יש אולמות שבהם ניתן לסדר את מיקומי האורחים מראש על ידי מיספור שולחנות. יש לכך יתרונות וחסרונות, כדאי לשקול זאת.

התאמת האוכל

טעם ומראה האוכל – בידקו שמנות האוכל לטעמכם ושהוא מוגש בצורה אסתטית. באולמי זוהרה למשל מוגשות חלק מהמנות בכלים מרוקאיים אותנטיים.

מגוון עשיר - כדאי להתאים את מנות האוכל וסוגו לקהל שלכם ולהקפיד שיהיה מגוון לכולם. שימו לב שאם הקהל מעדות שונות – יש להתחשב בעובדה זו ולבחור מגוון סוגי דגים ובשרים, סלטים, ראשונות ועיקריות. באולמי זוהרה למשל אפשר להזמין סלט וולדורף וסלט מיונז המתאימים לעדות אשכנז לצד גלילי חצילים ברוטב טחינה וסלט ערבי קצוץ דק דק בסגנון עדות המזרח. כך לגבי הדגים – תוכלו לבחור סטייק סלמון מרוקאי, דג בורי מזרחי או נסיכת הנילוס בשיפוד.

אפשרויות בחירה – שימו לב שבעל האולם מעניק תפריט עם מספר רב של אפשרויות מכל קטיגוריה – מבר הפתיחה, סלטים (לפחות 10), ראשונות (לפחות 3), עיקריות (3 לפחות). בר הפתיחה מעשיר את פתיחת האירוע וכדאי לוודא שהוא עשיר כמו באולמי זוהרה.

צמחונים וילדים – רצוי לתת את הדעת לתפריט של צמחונים וילדים ולשאול מה יוגש להם. באולמי זוהרה, מלבד התפריט הרגיל, ניתן לבחור צ'יפס ושניצלים לילדים שיוגשו בנפרד.

משקאות – בחנו את כל סוגי המשקאות המוגשים במהלך האירוע, בבר המשקאות וכן על השולחנות, כולל יינות, קוקטיילים, בירות משקאות קלים ומים. יש אולמות שמאפשרים להביא משקאות אלכוהוליים כתוספת לבר, למשל באולמי זוהרה, וכדאי לשאול ולדעת על אופציה כזו.

תוספות ושדרוגים – תמיד עושה טוב שיש גימיק קולינרי, כמו בוטנים מסוכרים שמכינים במטבח של אולמי זוהרה. כמו כן, חלק מהאולמות כמו אולמי זוהרה מציעים עוגת בר מצוה/בת מצוה.

תנאי תשלום

בררו לפרטי פרטים את כל הפרטים עבור מה אתם משלמים, כדי שלא יהיו הפתעות אחר כך. שאלו על חנייה (יש מקומות שגובים על חניית האורחים תוספת), תוספות מיוחדות של מנות אוכל ומשקאות אלכוהוליים, האם המחירים כוללים מע"מ.

יש בעלי אולמות, כמו רענן אביטן מאולמי זוהרה שמאפשרים לתת צ'ק דחוי בכמה ימים לאחר האירוע על מנת לאפשר לכם להפקיד את הצ'קים שתקבלו.

נותני שירות 

חשוב שתרגישו טוב עם בעל האולם, מנהל האירועים, הדי ג'יי ויתר הצוות.

אחד הדברים הבולטים באולמי זוהרה היו ההשקעה הרבה בתכנון האירוע עד לפרטים הקטנים, מציאת פתרונות לכל הבקשות, סבלנות במתן תשובות והמון חיוכים לאורך כל הדרך, משלב הפגישה הראשונה ועד סיום האירוע.