חוויתי שנים רבות של ניהול ועד בגנים ובכיתות, החל מהבן הבכור ועד הילדה הקטנה. אני חשה שאני יודעת להעריך כמו שמאי את ההשקעה הנדרשת מוועד טוב וחזק שידאג לכל צורכי הילדים לאורך השנה וגם לצ'ופרים יזומים למטרות תיעוד ולמטרות של גיבוש לכל החיים.

בתור חברת ועד נהניתי מאוד מכל השלבים –

א.    התהליך עצמו - במהלך ביצוע התפקידים, בייחוד החשיבה הפקת האירועים והכנת המצגות.

ב.     החוויות המשותפות עם ההורים - כמו הפקת הצגה מותאמת לילדי הכיתה על פי הסיפור של "דירה להשכיר" (הצגת סוף שנה בקלות) או הקלטה משותפת של שיר הפתעה לילדים. זכיתי להכיר הורים מקסימים שהמשיכו להיות חברים גם אחרי שהילדים החלו להיפגש ללא קשר אלינו.

ג.      התוצאות - אין דבר מרגש יותר מאשר לראות את החברים בני ה-16 מגובשים בקבוצה שהתפתחה מכיתה א' למרות שהם לא המשיכו לאותן מסגרות, חברות אמיתית לשנים רבות.

מדריך פרקטי לחברי הוועד

תיאום ציפיות – דאגו להבין היטב מה נדרש מחברי הוועד בתחילת השנה. עירכו יחד רשימה של מטלות ודרישות לכל השנה: קיום אסיפות לתכנון וחשיבה (חלקן עם הגננת/המורה/מורי השכבה וחלקן בלעדיהם), גבייה וניהול חשבונות, החלפת מקום וסידורי שביתות לסוגיהן, אירועי גיבוש, התארגנות לקראת חגים ומועדים מיוחדים כולל סיום השנה (שימו לב של"ג בעומר אינו בהשתתפות הגננת/המורה), תשלום עבור חוגים ושירותים שונים, קניית מתנות ומזכרות, ועוד.

מועד התנדבות לוועד – בחירת הוועד נעשית באסיפת ההורים הראשונה, אבל ניתן ליידע את הגננת/המורה מבעוד מועד על כוונתכם או לשתף אותה בהתלבטות על מנת לקבל תמונה מלאה במה זה כרוך מניסיונה ולהחליט האם זה מתאים לכם. בכל מקרה, גם אם אתם לא בחברי הוועד, תמיד עושה טוב להתנדב להפעלה ממוקדת או ליזום משהו בנוסף וכן כמובן להציע עזרה לחברי הוועד.

ניסיון בתפקידי הוועד – כדאי שיהיו בחברי הוועד בעלי ניסיון שמכירים את דרך ההתנהלות בוועדי הגן והכיתה מתוקף היותם הורים לילדים גדולים או בעלי ניסיון מתחום ההפעלות לילדים, הארגון וההפקה, היצירה והרעיונות.

תכנון התקציב – כדאי לשריין תאריך מוקדם בתחילת השנה לתכנון הפעילויות ולבניית התקציב במטרה להגיע לסכום שייגבה מכל הורה. לפני כן – בררו עם הוועדים הקודמים ועם כיתות הגן/כיתות השכבה המקבילות מהו הסכום המקובל ותכננו את התקציב סביב זה. רצוי להפעיל חשיבה יצירתית להוזלת עלויות.

חלוקת תפקידים – כמו בכל מערך מקצועי טוב, כדאי להשקיע בחלוקת תפקידים בהתאם לנציגים. למשל גובה התשלומים מההורים ומנהל התקציב (גזבר) יהיה אדם שעוסק במקצועות החשבונאות/בבנק, בעל קשרים בתחומי ההורים והילדים וההפעלות לילדים יזום פעילויות מיוחדות, בעל אוטו ישמש בעריכת הקניות הרבות הנדרשות ועוד.

דף קשר – השתדלו להוציא כמה שיותר מהר דף קשר מפורט של כל הילדים, כולל טלפון בבית, פרטי ההתקשרות (טלפון נייד ומייל) עם שני ההורים (לא נציג אחד), תאריכי יום הולדת לשימושכם, כתובות ואף שם בפייסבוק. השאירו טורים ריקים שימשו לתוספת מידע לקראת אירוע מסוים, למשל חלוקת מאכלים בין המשפחות לקראת טיול משפחות.

נתונים בטבלת אקסל מסודרת - תוכלו לחשוב על פורמטים שונים של הפצה כולל עם תמונות הילדים לתלייה על המקרר, אבל חשוב שהכל יבוסס על טבלת אקסל שתשמש אתכם לארגון הפעילויות, לחלוקת האוכל באירועים ועוד. 

כבר באסיפת ההורים הראשונה דאגו לכך, בתיאום עם הגננת/המורה.

דרכי התקשרות בין ההורים – החליטו על דרך התקשרות נוחה, יעילה וזריזה עבור ההורים – מייל/ קבוצת וואטס-אפ/אפליקציית Ringya/ קבוצת פייסבוק.

תקשורת – כדאי לדאוג לתקשורת נוחה בין חברי הוועד ואיש החינוך באמצעות מייל/קבוצת וואטס-אפ וכן לקבוע אסיפות מדי פעם ליישור קו, הסקת מסקנות, חשיבה משותפת וסיעור מוחות. 

צילומים לתיעוד – כדאי לצלם במהלך השנה סוגים שונים של פעילויות יומיומיות כגון ציור, משחק חופשי, יצירה, כתיבה, העתקה מהלוח, חוגים/שיעורים שונים, אירועי גיבוש ופעילויות מיוחדות בחגים ובאירועים עם הורים. זה ישמש אתכם למזכרות בסגנון מצגת/סרטון/אלבום/ספר דיגיטלי.

שיתוף ההורים - לפעמים יהיו הורים שלא ממש יאהבו את הפעילויות ואת ההחלטות שלכם, וחשוב שתהיו שלמים עם עצמכם ותדעו להסביר את השיקולים. הדרך הטובה לעשות זאת במקרים רבים של חילוקי דעות היא להציע הצבעות או לברר מי מעוניין לפני התכנון המוקפד.

אנרגיות חיוביות – אם אתם מתנדבים לוועד הגן/הכיתה – דעו מראש שהתפקיד דורש אחריות והשקעה ובואו במלוא המרץ והאנרגיות לפעול. היכנסו לתפקיד בלב פתוח ובנפש חפצה לתרום ולהיות מובילי דעה בכל מה שקשור לילד שלכם במסגרת המדוברת.

עוד כתבות של יעל צמח-גרינשפון:

הכסף לא גדל על העצים: ללמד ילדים את ערך הכסף

אל תסתירו: איך להסביר לילדים על יום הזיכרון?

האם נכון לשלם לילד עבור ביצוע עבודות בבית? 

יעל צמח גרינשפון מתמחה בהעשרה ערכית לילדים